Wdrożenie KSeF + opieka IT - biuro rachunkowe z Jastrzębia
Realny przypadek wdrożenia KSeF i pełnej obsługi IT dla firmy z Jastrzębia-Zdroju. 12 stanowisk, integracja z programami księgowymi, backup, umowa serwisowa. Dane klienta anonimizowane, liczby i koszty realne.
Dla kogo ten case: właściciele małych i średnich firm (szczególnie biur rachunkowych, kancelarii, firm usługowych) które muszą wdrożyć KSeF do obowiązkowego terminu. Pokazujemy realny koszt, czas i proces u klienta o konkretnej wielkości.
Profil klienta
Branża
Biuro rachunkowe
obsługuje ~180 firm
Wielkość
12 pracowników
12 stanowisk komputerowych
Lokalizacja
Jastrzębie-Zdrój
centrum miasta
Oprogramowanie
Comarch Optima
+ Insert GT (starsze konta)
Dodatkowy kontekst: Klient zgłosił się w styczniu 2026 z prośbą o wycenę wdrożenia KSeF przed obowiązkowym terminem dla obsługiwanych firm. Dodatkowo chcieli uporządkować całą infrastrukturę IT - mieli kilka mniejszych problemów (powolne komputery, brak backupu, jeden pracownik używał własnego laptopa).
Zakres prac - 4 fazy
Faza 1 - diagnoza
Audyt infrastruktury IT
Pierwszy krok - bezpłatna wizyta w biurze klienta, przegląd wszystkich stanowisk, pytania o procesy pracy.
Znaleziska:
- •7 z 12 komputerów z HDD zamiast SSD - obniżało wydajność Comarch Optima przy otwieraniu baz danych
- •Brak centralnego backupu - każdy pracownik kopiował na własny pendrive (niekonsekwentnie)
- •Jedno stanowisko na laptopie osobistym pracownika (ryzyko wycieku danych klientów)
- •UPS tylko dla serwera (ryzyko utraty pracy przy zaniku prądu na innych stanowiskach)
- •Router WiFi bez gościnnej sieci - klienci logowali się do głównej sieci firmowej
Czas fazy: 1 dzień (wizyta + raport). Koszt: 0 zł (bezpłatny audyt dla klientów B2B rozważających umowę serwisową).
Faza 2 - KSeF
Wdrożenie licencji KSeF Client Biuro L
Przeanalizowaliśmy model pracy biura (ilość firm obsługiwanych, wolumen faktur miesięcznie). Dla 180 firm klientów licencja KSeF Client Biuro L była optymalna (bez limitu faktur, multi-firma, integracje).
Co zrobiliśmy:
- ✓Dostarczenie i instalacja licencji KSeF Client Biuro L na 3 stanowiskach operatorów
- ✓Integracja z Comarch Optima (wtyczka do automatycznego eksportu faktur do KSeF)
- ✓Konfiguracja kont w systemie KSeF dla każdej z 180 obsługiwanych firm klientów
- ✓Przygotowanie certyfikatów i tokenów autoryzacyjnych (podpis kwalifikowany)
- ✓Szkolenie 3-godzinne dla 4 pracowników wprowadzających (praktyczne warsztaty)
- ✓Dokumentacja procesu wewnętrznego (jak wprowadzać nowe firmy, co robić przy problemach)
Czas fazy: 8 dni roboczych (w tym 2 dni na szkolenie i dokumentację).
Faza 3 - modernizacja
Modernizacja sprzętu i backup
Klient wybrał modernizację zamiast wymiany (7 komputerów działa w trybie biurowym + Comarch = RAM + SSD wystarczy, nie trzeba nowych maszyn).
Zakres modernizacji:
- ✓7× wymiana HDD na SSD 500GB (Crucial MX500) + klonowanie systemu
- ✓5× dodanie RAM (z 8 GB na 16 GB - Kingston Fury)
- ✓Zakup 2 UPSów (CyberPower 1500VA) dla pracowników przy dużych bazach
- ✓NAS Synology DS224+ + 2× dysk 4TB w RAID 1 - centralny backup z wersjonowaniem
- ✓Backup w chmurze (Synology C2 Backup) - offsite dla krytycznych danych
- ✓Nowy router z sieciami VLAN (pracownicy + goście + NAS)
- ✓Zakup 1 nowego komputera dla pracownika, który pracował na laptopie prywatnym
Czas fazy: 6 dni roboczych (praca wieczorami poza godzinami pracy biura, żeby nie zakłócać operacji).
Faza 4 - opieka IT
Umowa serwisowa - stała opieka
Po wdrożeniu klient wybrał abonament opieki IT zamiast płatności godzinowych. Daje to przewidywalny koszt i gwarancję reakcji.
Co obejmuje umowa:
- •Nielimitowany helpdesk (telefon, email, TeamViewer) pon-pt 9:00-17:00
- •Wizyty na miejscu reakcja do 4h w godzinach pracy
- •Miesięczny przegląd (aktualizacje, kontrola backupów, raport)
- •Backup monitoring + alerty na mail w razie problemu
- •Aktualizacje licencji KSeF i integracji Comarch
- •Tania stawka na interwencje poza godzinami (zniżka 20%)
Podsumowanie kosztów
| Pozycja | Koszt jednorazowy |
|---|---|
| Audyt IT | 0 zł |
| Licencja KSeF Client Biuro L (rok) | 4 200 zł |
| Wdrożenie KSeF (konfiguracja + integracje + szkolenie) | 3 500 zł |
| Modernizacja: 7× SSD + 5× RAM + robocizna | 3 850 zł |
| 2× UPS CyberPower 1500VA | 2 400 zł |
| NAS Synology DS224+ + 2× HDD 4TB + konfiguracja | 3 250 zł |
| Nowy router VLAN + konfiguracja sieci | 950 zł |
| Nowy komputer (i5, 16GB, 500GB SSD, Windows 11 Pro) | 3 400 zł |
| Suma jednorazowa | 21 550 zł |
+ abonament opieki IT: 650 zł / miesiąc (obejmuje helpdesk, wizyty reaktywne, przeglądy, backup cloud C2 ~40 GB).
Rezultat po 3 miesiącach
0
awarii niedopuszczalnych
(wcześniej średnio 2-3/miesiąc)
3×
szybszy Comarch Optima
(wynik SSD + RAM)
100%
faktury przez KSeF
(wszystkie 180 firm klientów)
<2h
średni czas reakcji IT
(zamiast "kiedyś jutro")
Kluczowe wnioski dla innych firm
1. Nie czekaj z KSeF do ostatniej chwili
Wdrożenie trwa 2-4 tygodnie od zamówienia licencji. W Q4 dostawcy licencji są przeciążeni, a konsultanci zajęci. Q1 to ostatni moment na spokojne wdrożenie.
2. Modernizacja często tańsza niż wymiana
7 komputerów które "trzeba by było wymienić" dostało SSD + RAM za 3850 zł (zamiast 7× nowy komputer = 24 000 zł). Dla pracy biurowej wystarczy. Modernizacja PC to zawsze warto rozważyć.
3. Backup to nie opcja, to konieczność
Biuro rachunkowe z 180 firmami klientów bez backupu to tykaina bomba. Koszt NAS + cloud = ~3500 zł. Koszt utraty 3 lat danych = zakończenie działalności. Strategia backupu.
4. Umowa serwisowa > stawki godzinowe
Dla firmy 10+ osób model godzinowy (np. 150 zł/h) szybko zjada budżet przy awariach. Abonament + reakcja <4h daje przewidywalność i szybką pomoc.
Podobny case w Twojej firmie?
Prowadzisz firmę w Jastrzębiu-Zdroju lub okolicach i potrzebujesz wdrożyć KSeF albo uporządkować infrastrukturę IT? Skontaktuj się, zrobimy bezpłatny audyt i przedstawimy plan dopasowany do Twojej skali.